Il SAPIENS è un software che permette di accelerare il processo di informatizzazione secondo una filosofia fondata sulla riorganizzazione dei modelli aziendali in processi, passi operativi e schedulazioni.
Le informazioni e i dati elaborati dal sistema costituiscono un potente strumento di supporto alle decisioni finalizzato alla corretta pianificazione delle attività, indispensabile per la conduzione manageriale di un’Azienda orientata al business di qualità.
La scalabilità del sistema consente di impostare vari livelli autorizzativi che mettono a disposizione dei Responsabili svariate funzionalità, tra cui:
- controllo della Qualità
- monitoraggio delle scadenze
- controllo sullo stato di avanzamento dei processi
- controllo dei tempi e dei costi aziendali di ogni singola operazione
- verifica consuntiva della programmazione.
Ogni passo operativo può essere a sua volta suddiviso in micro-attività definite schedulazioni, che costituisce la parte atomica di ogni processo.
PRINCIPALI FUNZIONALITA’ DEL SOFTWARE
Gestione dei processi aziendali
Il processo è un “contenitore” dove gestire e archiviare tutte le informazioni inerenti lo svolgimento di operazioni, attività, adempimenti collegati tra di loro da un obiettivo condiviso. Esso è suddiviso in moduli che sono composti da elenchi dettagliati di azioni che a loro volta sono suddivisi in micro-attività (schedulazioni) che prevedono l’assegnazione di una determinata attività ad un soggetto con indicazioni quali obiettivi, strumenti utilizzati, modalità operative e tempo previsto.
Lista dei lavori in corso
Attraverso maschere di ricerca già suddivise per tipologia di attività, è possibile individuare le liste dei processi sia in corso che chiusi, memorizzati nel sistema.
Gestione delle code
Funzionalità destinata all’archiviazione delle attività che non sono ritenute prioritarie rispetto ai fabbisogni aziendali, ma di cui, si vuole tenere comunque una memoria.
Gestione operatori
Funzionalità che consente al Responsabile di monitorare istantaneamente il livello di impegno di ogni singolo operatore e di verificare eventuali situazioni anomale.
Schedulazioni periodiche
Funzionalità per le attività che necessitano di essere ripetute nel tempo ad intervalli regolari. (es. scadenze fiscali e amministrative)
Schedulazioni rapide
Funzionalità per attività che non necessitano di una definizione rigorosa degli obiettivi e dei tempi di esecuzione.
Modulo budget e pagamenti
Funzionalità per lo scadenzario dei pagamenti che consente di programmare i movimenti che dovranno essere effettuati in un determinato periodo e, allo stesso tempo, permette all’Amministratore di inoltrare l’autorizzazione a procedere all’Ufficio competente.
Gestione trasferte aziendali
Funzionalità che permette di inoltrare automaticamente le richieste di trasferta ed autorizzazione.
Monitoraggio comunicazioni telefoniche
Permette di monitorare i sistemi di comunicazione rilevando così importanti informazioni sull’andamento quotidiano delle attività connesso all’impegno degli strumenti messi a disposizione.
Monitoraggio assistenza ai clienti
Permette di monitorare lo stato delle comunicazioni con i propri clienti e seguire eventuali processi di assistenza/aggiornamento.
Collegamento con sistemi informativi del personale
Offre la possibilità di implementare interazioni con altri sistemi gestionali, al fine di sintetizzare e condividere informazioni utili a produrre dati analitici e valutativi sulle prestazioni svolte.
Report statistici
Possibilità di sintetizzare e rendere disponibili in breve tempo le informazioni ricavate dalla lettura delle banche dati gestionali.
(Sapiengine) Motore di ricerca
Strumento che permette a tutti i clienti del sistema di avere un supporto per ricordare i propri impegni e le proprie scadenze.